contoh rancangan kerja reservasi

BAB I

ALAT DAN BAHAN

A.ALAT

No.	Nama Alat	Spesifikasi	Jumlah	Keterangan
1.	Counter desk	Terbuat dari kayu ,biasanya berbentuk persegi panjang , terletak di front office dan terdapat alat tulis dan barang barang lainnya yang digunakan dalam proses pemesanan kamar	1 unit	Digunakan untuk menerima pemesanan kamar ,amandement , dan pembatalan reservasi juga untuk penyampaian informasi
2.	Forcast board	Papan atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang (periode tertentu )bentuknya menyerupai sebuah kalender , tanggal yang tertera mewakili informasi tentang status kamar ,terbuat dari kayu dan hampir sama dengan white board	1  buah	Untuk memeriksa prosentase jumlah perkiraan kamar atau ketersediaan kamar dalam periode tertentu atau dalam masa yang akan datang
3.	Rack slip	Rak yang terbuat dari besi dan mempunyai 31 kolom untuk tanggal , 12 kolom untuk bulan ,dan 2 kolom untuk tahun berikutnya	1 buah	Digunakan untuk menempatkan atau menyimpan reservation slip yang telah diisi data data tamu yang akan tiba atau menginap dan mempermudah mengidentifikasi slip tamu berdasrkan waktu check in
4.	Rack sourtir	Rak yang terbuat dari besi atau plastik dan bertingkat untuk memilah dan menempatkan form yang masih kosong dan masih akan digunakan	2 buah	Digunakan untuk menempatkan form form reservasi yang masih kosong dan akan digunakan
5.	Rack ordner	Lemari tanpa pintu yang biasanya terbuat dari kayu atau besi dan memiliki bagian bagian untuk menyimpan ordner	1 buah	Digunakan untuk menyimpan ordner agar pengarsipan rapi dan mudah dicari saat dibutuhkan
6.	Ordner	Map yang berwarna hitam atau warna lainnya yang mempunyai sampul tebal ,memiliki pengait untuk memasukkan kertas dan juga mempunyai pembatas atau guide	14 buah	Digunakan untuk mengarsipkan form form reservasi yang telah diisi data data tamu yang akan tiba / check in
7.	Filling cabinet	Rak yang terbuat dari besi (seng) ,terdiri dari 1 – 6laci dan setiap laci mampu menampung 5000 arsip dalam bentuk hanging map	1 buah	Digunakan untuk menyimpan form form reservasi yang berisi data data tamu dan tamunya sudah check in
8.	Bolpoint	Alat tulis yang terbuat dari plastik dan logam berisi tinta berbentuk panjang	1 buah	Digunakan untuk menulis dan mengisi data data tamu pada form form reservasi dan tentunya mencatat segala informasi /hal penting selama proses reservasi
9.	Pensil	Alat tulis yang terbuat dari kayu dan berisi batu bara yang berbentuk kecil memanjang	1 buah	Digunakan untuk menulis atau mengisi data data tamu yang belumpasti dan untuk mengisi conventional chart
10.	Tipe - x	Alat tulis yang terbuat dari plastik didalamnya terdapat cairan putih untuk menghapus tulisan dari tinta	1 buah	Digunakan untuk menghpus tulisan dari tinta yang salah
11.	Eraser	Alat tulis yang terbuat dari karet untuk menghapus  tulisan pensil	1 buah	untuk menghapus  tulisan pensil yang salah
12.	Penggaris	Alat tulis yang terbuat dari plastik / besi ,berbentuk persegi panjang dan mempunyai satuan cm	1 buah	Digunakan untuk mengisi garis pada coventional chart
13.	Perforator	Alat yang terbuat dari besi , bagian luarnya plastik terdapat 2 pelubang didalamnya dan mempunyai penekan agar kertas dapat terlubangi .	1 buah	Digunakan untuk melubangi form form reservasin yang telah diisi data data tamu yang akan tiba dan akan diarsipkan pada ordner
14.	Stapler	Alat yang terbuat dari besi dan didalamnya terdapat pir sebagai penjepit staples	1 buah	Digunakan untuk melubangi form form reservasi yang telah diisi data data tamu dan akan diarsipkan
15.	Staples	Terbuat dari alumunium ,kecil kecil ,memiliki sudut membentuk huruf U memanjang	1 pack	Digunakan untuk mengisi stpler agar dapat digunakan membendel form form
16.	Calculator	Alat hitung mekanik yang terbuat dari plastik dan terdapat tombol tombol angka yang terbuat dari karet dan layar untuk menampilkan angka yangditekan dan hasil yang didapat	1 buah	Mempermudah dan mempercepat dalam penghitungan  transaksi transaksi yang dilakukan oleh tamu
17.	Stampel hotel	Alat yang terbuat dari kayu ,berbentuk menyerupai huruf T dan dialasi sejenis kain halus dengan gambar atau logo hotel	1 buah	Digunakan untuk menyetempel / memberi tanda form form reservasi yang berisi data data tamu yang akan diarsipkan ataupun yang tidak
18.	Stamp pad	Alat yang terbuat dari plastik dan dilengkapi dengan bantalan kain yang empuk	1 buah	Digunakan untuk menampung tinta yang akan dipakai untuk menyetempel
19.	Date and time stamp	Terbuat dari kayu , berbentuk menyerupai huruf T terbalik , dilengkapi dengan bantalan karet yang terpisah dari besi , terdapat tanggal , bulan ,dan tahun (6 digit)	1 buah	Digunakan untuk menyetempel atau memberi tanda tanggal waktu pada cash receipt
20.	Telephone	Alat elektronik yang terbuat dari plastik yang berbentuk kotak dan dilengkapi tombol tombol angka , gagang telephone ,speaker	1 buah	Digunakan sebagai alat komunikasi antara petugas dengan calon tamu maupun antar departement lain
21.	Tinta	Cairan berwarna warni  yang dikemas pada botol plastik dan untuk mempermudah pengisian (penuangan)terdapat pipet tetes	4 buah – 5 buah	Untuk mengisi tinta pada board marker ataupun stamp pad
22.	Board marker	Alat tulismenyerupai bolpoint tetepi berukuran lebih besar ,yang didalamnya terdapat busa / gabus sebagai wadah tinta .Berwarna warni hitam , merah ,hijau ,biru	4 buah	Menulis pada fprcast board agar mudah penandaannya menurut ketersediaan kamar
23.	Stamp house	Terbuat dari kayu bagian atas berbentuk oval dan bagian tepi berlubang (berongga)	1 unit	Untuk menempatkan stampel (menggantungkan ) agar rapi
24.	House bank	Terbuat dari besi , berbentuk menyerupai brankas uang , bagian didalamnya bersekat dan dibagian luar mempunyai bagian untuk memutar sandi atau kode pengaman agar bisa untuk dibuka	1 buah	Menyimpan uang cash ketika tamu melakukan pembayaran maaupun uang cassh milik hotel yang digunakan sebagai kembalian
25.	Brosur stand	Rak penampung brosur yang terbuat dari plastik dan ada yang bisa berdiri	2 buah	Untuk menempatkan brosur hotel dan brosur pariwisata yang diletakkan diatas front desk
26.	Hanging map	Terbuat dari kertas tebal mempunyai tangkai agar dapat menggantung , map ini mempunyai daun penutup	20 buah sejumlah kamar hotel , 26 buah untuk abjad nama tamu	Untuk menempatkan form form yang sudah pasif misal : slip reservation , reservatin form , confirmation letter , cash receipt , dll. Untuk tamu yang sudah check in
27.	House pan	Bisa terbuat dari kayu ,plastik ,besi , berbentuk  balok (kotak),oval (tabung) atau lainnya	1 buah	Untuk menempatkan semua alat tulis yang digunakan selama operasional , agar rapi dan tidak tercecer dimana mana
28.	Rautan	Mempunyai berbagai macam bentuk , didalamnya terdapat pisauyang tajam untuk meruncingkan pensil	1 buah	Umtuk meruncingkan pensil

B.BAHAN

No.	Nama bahan	Spesifikasi	Jumlah	Keterangan
1.	Conventional chart	Tabel yang terbuat dari kertas berangkap berisi bulan , nomor kamar ,dan type kamar yang berfungsi untuk mengisi dan mengetahui kamar yang terisi dan kamar yang masih kosong ataupun kamar yang sudah dipesan	1 set	Digunakan untuk mengisi dan mengetahui kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan pada suatu hotel dengan jumlah kamar yang kecil / sedikit
2.	Anvelope	Amplop berwarna putih , berukuran kecil dan berlogo hotel	1 buah	Digunakan untuk wadah cash receipt yang asllisebelum diserahkan kepada tamu
3.	Brosure hotel dan room rate	Bahan yang terbuat dari kertas berbentuk persegi panjang dan didalamnya terdapat keterangan fasilitas yang ada dihotel seperti restaurant , hall ,(hotel facility),type kamar ,harga kamar , serta fasilitas kamar	1 pasang	Menunjukkan kepada tamu yang belum mengetahui fasilitas , type kamar , harga serta fasilitas yang ada dikamar
4.	Brosure pariwisata	Terbuat dari kertas dan berbentuk persegi panjang dan didalamnya terdapat keterangan juga gambar yentang potensi pariwisata kota setempat	1 buah	Menunjukkan kepada tamu tentang informasi wisata kota setempat
5.	Reservation form	Berbentuk lembaran dan berlogo hotel yang berisi nama tamu yang memesan dan yang menginap juga informasi  informasi tentang data tamu lainnya yang dibutuhkan pada proses reservasi	1 lembar	Digunakan untuk mendata informasi penting dari tamu saat melakukan pemesanan kamar
6.	E.A list	Form yang terbuat dari kertas , berkolom dan berisi data data tamu yang diharapkan tiba	1 lembar	Digunakan untuk memuat daftar dan data data tamu yang diharapkan tiba pada hari itu.
7.	Reservation slip	Form yang berisi data data tamu dan terdiri dari 4 warna yaitu pink ,untuk tamu VIP, hijau untuk tamu rombongan , kuning untuk tamu travel agent ,dan biru untuk tamu personal.Form ini diarsipkan pada rack slip	4 lembar	Digunakan untuk mencatat data data tamu secara singkat , serta untk panduan singkat yang diambil untuk mengecek data tamu pada saat tamu akan check in . Juga untuk menggolongkan jenis tamu agar mudah menangani operasionalnya
8.	Confirmation letter	Form yang berisi data data tamu dan keterangan keterangan bahwa tamutelah menyepakati konfirmasi yang telah dilakukan petugas setelah tamu melakukan reservasi dan sebelum tamu datang ke hotel (c/o)	1 lembar untuk 1 kali pemesanan	Digunakan untuk mengkonfirmasi kepastian tiba atau tidaknya tamu ke hotel
9.	Cash receipt	Kertas berharga ,berangkap berisi tentang tanda bukti pembayaran tamu . lembar pertama untuk tamu ,lembar kedua (hijau) disimpan oleh hotel	1 rangkap untuk 1kali pembayaran	Digunakan sebagai tanda bukti tamu telah melakukan pembayaran atau uang muka ,pelunasan dll
10.	Bloc knote	Terbuat dari kertas,berbentuk kecil dan muat di saku	1 buah	Digunakan untuk mencatat hal hal penting agar tidak lupa
11.	Kalender	Kumpulan beberapa kertas persegi ,memiliki atau berisi tanggal ,hari,bulan ,tahun,yang memuat informasi informasi	12 lembar (januari – desember)	Digunakan untuk melihat tanggal ,hari. Bulan ,tahun pada saat melihat waktu c/I ,c/o atau waktu lainnya.

BAB II

RESERVATION PROCEDURE

 

·         Prepayment

·         Credeit card

·         Advance deposit

·        

Slip or Diary

11. Input Computer system

10. Fill I Reservation

9. Fill In Reservation Form

Contractual agreement

 

BAB III

PENJELASAN ALUR KERJA

1.      RESERVASI

adalah proses pemesanan kamar atau tempat yang diinginkan calon tamu untuk periode tertentu. Reservasi memiliki fungsi yang sangat fital, karena tinggi rendahnya tingkat hunian kamar ditentukan oleh kemampuan petugas reservasi dalam menangani pemesanan kamar dihotel. Seorang petugas harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi bagaimana menjualnya dan teknik penjualan.

a. Ada beberapa tugas dan tanggung jawab seorang petugas reservasi adalah :

Ø  Menerimaa dan memproses pemesanan kamar.

Ø  Memperoleh data dengan hubungan permintaan untuk penanganan secara akurat.

Ø  Menjual dan mempromosikan produk hotel dengan teknik penjualan yang baik dan benar.

Keberadaan reservasi juga memberi manfaat bagi hotel ataupun bagi tamu itu sendiri. Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dengan adanya sistem reservasi adalah :

Ø  Hotel akan mendapat informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba. Sehingga pihak hotel dapat mempersiapkan perlengkapan yang diperlukan tamu pada saat check in.

Ø  Hotel dapat membloking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui pada jangka waktu tertentu.

Ø  Hotel dapat memperkirakan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu.

Dalam reservasi terdapat beberapa klasifikasi antara lain adalah :

a.       Individual reservation : adalah pemesanan kamar yang dilakukan sendiri oleh calon tamu untuk dirinya sendiri, pasangan atau keluarga.

b.      Group reservation :  adalah pemesanan kamar yang dilakukan oleh suatu agen perjalanan atau perusahaan.

c.       Conference reservation : adalah pemesanan yang dilakukan oleh suatu rombongan kerja yang akan melakukan pertemuan dihotel.

Reservasi dapat diketahui dari berbagai media pemesanan dan sumber-sumber tertentu. Yang paling sering digunakan adalah pemesanan melalui telephone, karena cara ini adalah  cara yang paling mudah dilakukan oleh siapapun serta menghemat waktu. Adapun media pemesana yang lain adalah:

·         Letter / surat

·         Telex

·         Fax

·         email

reservasi juga dapat diperoleh dari beberapa sumber pemesanan. Dalam hal ini yang dimaksud adalah asal usul datangnya pemesanan kamar, antara lain adalah :

·         Perusahaan

·         Biro perjalanan

·         Airlines compaines

·         Kantor pemerintah

·         Tamu hotel

·         Individual reservation

·         Car rentar

SELF PREPARATION

Sebelum memasuki hal yang lebih jauh tentang reservasi, alangkah baiknya jika kita sebagai seorang petugas reservasi mengetahui tentang persiapan diri yang harus dilakukan dan disiapkan. Ada beberapa persiapan yang harus diperhatikan dan dipersiapkan adalah :

a.       Persiapan fisik/ penampilan

Adalah persiapan diri pada tubuh seseorang petugas reservasi agar tetap tampil prima saat harus berhadapan langsung dengan tamu.

Yang harus dilakukan adalah :

·         Wajib mandi minimal 2x sehari. Kebersihan gigi juga harus dijaga.

·         Kebersihan rambut juga harus diperhatikan. Hal ini dilakukan agar selalu tampak bersih dan segar saat berhadapan dengan tamu.

·         Memakai deodorant dan pengharum badan atau parfum yang wanginya tidak menyengat.

b.      Persiapan psikis.

Adalah persiapan diri dalam dalam diri seorang petugas reservasi atau biasa disebut persiapan mental. Persiapan ini dilakukan untuk menghindari kinerja yang kurang profesional, yang perlu diperhatikan adalah :

·         Jujur

·         Sopan dan santun

·         Ramah tamah

·         Suka membantu

·         Disiplin

·         Tenang

c.       Persiapan alat pribadi

Adalah persiapan alat-alat pribadi yang harus dibawa seseorang petugas reservasi dalam melakukan tugasnya. Alat digunakan sebagai penujang antar lain :

·         Bolpoint

·         Buku catatan kecil

·         Name tag

·         Jam tangan

d.      Persiapan alat dan bahan

Persiapan yang harus diperhatikan sebelum petugas reservasi memulai pekerjaanya adalah persiapan alat, petugas reservasi harus menyiapkan alat-alat yang akan digunakan padasaat bekerja, untuk menghindari adanya kurang siap dan lain-lain

2.      CHECK THE AVAILABLE OF  ROOM

Adalah tahap pengecekkan ketersediaan kamar hotel. Tahap ini dilakukan sesaat kita sebagai petugas reservasi mendapat informasi tentang tanggal kedatangan dan keberangkatan dari calon tamu saat terjadi proses pemesanan. Pengecekkan ini dapat room forcashboard, reservation chart, ataupun computer system.

2.1  ROOM FORCASH BOARD

Forcash board adalah table keadaan kamar untuk masa yang akan datang, bentukanya menyerupai sebuah kalender, papan data ini biasanya ditampilkan dalam priode 4 bulan kedepan dan tanggal tertera mewakili informasi tentang status kamar sesuai  warna sebagai tanda statusnya. Cara pengisianya adalah memberi warna sesuai dengan tingkat hunian kamar pada hari itu dengan warna yang telah ditentukan oleh hotel. Terdapat beberapa ketentuan tingkat hunian kamar yaitu kamar kecil terjual, lebih dari 50% kamar yang telah pesan, kurang lebih 90% kamar yang dipesan dan kamar tersedia.

2.2  RESERVATION CHART

Reservation chart adalah table pemesanan kamar yang digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart biasa digunakan untuk hotel kecil yang jumlah kamarnya  tidak terlalu banyak. Conventional chart ini memiliki keelebihan dan kekuranagan, antara lain adalah:

ü  Kelebihan

·         Nomor kamar dapat ditentukan atau diketahaui oleh tamu sebelumn tamu tiba.

·         Lebih mudah untuk melihat kamar yang masih tersedia dan dapat dijual.

·         Nama para tamu bisa dilihat dengan jelas.

ü  Kekurangan

·         Kelebihan pemesanan kaar tidak bisa diperlihatakan.

·         Memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data.

ü  Cara pengisian conventional chart adalah :

·         Pengisian dan perubahan dilakukan dengan pensil.

·         Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum melakukan konfirmasi.

·         Pemberian tanda alokasi dengan tanda strip anak panah.

·         Pemberian tanda dimulai dari tanggal check in hingga tanggal check out dengan memberi tanda (.) terlebih dahulu pada kedua tanggal tersebut. Baru diberi garis lurus dengan menggunakan penggaris

                                        (                              )

·         Penulisan yang ditulis pada atas garis panah hanya surname atau nomor folio.

·         Bila dapat pemesanan pendek misalnya hanya satu sampai dua hari, cukup ditulis dengan nomor folio [F2, F3, dst]

·         Diadakan perbaikan table bila terjadi perubahan pembatalan. Dengan cara menghapus tanda strip anak panah hingga bersih dan memasukan data baru tanpa mengganti nama dan nomor folio.

·         Keluarkan dari table bila terjadi pembatalan.

2.3  COMPUTER SYSTEM (VDU)

Adalah system dimana table keadaan kamar telah ditampilkan melakui komputer, hal ini dilakukan agar data tetap terjaga dan akurat.

3.      ROOM  NOT AVAILABLE

Setelah melakukan pengecekan ketersediaan kamr, jika kamar tidak tersedia, maka kita sebagai petugas reservasi harus dapat memberikan pilihan lain kepada calon tamu, kamar tidak tersedia dikarenakan pada hari atau tanggal yang telah ditentukan, kamar telah habis terjual.

4.      ALTERNATIVE

Sesaat setelah mengetahui kamar yang diinginkan calon tamu tidak tersedia, maka langkah yang dilakukan selanjutnya adalah memberi alternative lain kepada calon tamu, atau biasa dikatakan dengan mempertahankan tamu agar tetap menginap dihotel dengan berbagai pilihan dan saran-saran yang kita berikan. Alternative yang diberikan adalah :

ü  Other room type adalah penawaran pertama yang diberikan dengan type kamar yang lain.

ü  Other periode adalah pemberian alternative dengan menawarkan periode lain atau lain waktu.

ü  Room changes adalah pemberian pilihan untuk pindah kamar

ü  Waiting list atau daftar tunggu, setelah beberapa pilihan tidak ada yang diterima oleh calon tamu

ü  Other hotel atau hotel lain, ini adalah pilihan terakhir jika tamu benar-benar tidak menghendaki tentang alternative yang kita berikan.

5.      DENY REQUEST
 Bila segala pilahan altenative yang diberikan hotel tidak diterima tamu, maka pemesanan kamar akan ditolak dengan alasan tertentu. Alasan mengapa pemesanan kamar yaitu :

a)      Hotel dapat memberikan permintaan-permintaa calon tamu, seperti jenis kamar, tanggal yang diminta dan fasilitas lainnya.

b)      Hotel mengalami fully booked atau kamar penuh,sehingga pemesan kamar yang masuk tidak dapat diterima.

c)      Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk sebagai tamu di masa lalu di hotel tersebut. Misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel.

6.      ROOM AVAILABLE
Namun jika kamar tersadia dan alternative yang diberikan diterima oleh tamu maka selanjutnya petugas reservasi menanyakan tentang data-data tamu dan cara tamu akan melakukan pembayaran. Reservasi dapat dikatakan bergaransi apabila telah memberikan jaminan.

7.      NON GUARANTEED
Suatu pemesanan yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya memastikan kamar yang telah dipesan tersedia sampai batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah apukul 18.00 WIB. Apabila tamu tidak datang sampai dengan batas waktu maka pemesanan dianggap batal. Suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan disebut Guaranted.

8.      GUARANTEED
Guaranted adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan pemberian garansi yang dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel. Hal ini dilakukan untuk mendapat kepastian dari pihak hotel agar pemesanan kamar yang dilakukan serta memberi jaminan agar hotel tidak mengalami kerugian dan agar tamu benar-benar mendapat kamar. Ada beberapa jaminan atau garansi yaitu :

·         Prepayment

Adalah pembayaran yang dilakukan oleh calon tamu untuk sejumlah kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal dihotel sebelum calon tamu tersebut menggunakan kamar dan fasilitas tersebut.

·         Credit card

Adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan kartu kredit pembayaran dengan jaminan ini dilakukan oleh tamu dan bukti pembayaran yang berupa stuk diberikan kepada petugas reservasi dan akan menukarnya dengan cash receipt pada tamu.

·         Advance deposit

Adalah pembayaran yang dikirimkan atau dibayarkan pada calon tamu kepada pihak hotel dengan jumlah tertentu, paling sedikit harga kamar atau lebih. Dan jumlahnya kurang dari harga kamar secara keseluruhan.

·         Contractual agreement

Adalah suatu kontrak perjanjian yang biasanya dilakukan antara pihak hotel dan perusahaan terkait. Dalam perjanjian tersebut biasanya dilengkapi oleh guaranted letter atau surat garansi yang mempunyai surat berharga yang dapat ditukar pada hotel yang telah mengadakan kesepakatan.

·         Travel agent

Voucher adalah jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang jaminanya berupa voucher.

9.      FIIL IN RESERVATION FORM
Setelah tamu benar-benar akan menginap dihotel , langkah selanjutnya mengisi reservation form,, reservation form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat  data tentang pemesanan kamar. Kemudian mengisi reservation slip dan konfirmasi pada tamu, pengisian reservation form juga harus sesuai data dan identita tamu.

10.  FIIL IN RESERVATION SLIP OR DIARY
Setelah selesai pengisian room reservation, yang selanjutnya dilakukan pengisian reservation slip. Reservation slip memiliki arti yaitu formulir kecil yang digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar secara singkat dan akan diletakkan di reservation rack

Dalam reservasi slip ini , ada beberapa warna yang membedakan yaitu:

·         Warna merah : untuk tamu jenis VIP

·         Warna kuning : untuk tamu dari travel

·         Warna hijau : untuk tamu dari perusahaan

·         Warna biru : untuk tamu perseorangan/ tamu biasa

Dalam meletakkan reservation slip juga harus diperhatikan yaitu sesuai dengan warna atau jenis tamu, kronologi kejadian, tanggal bulan tahun, atau sebaliknya, abjad dari nama tamu.

11.  INPUT COMPUTER SYSTEM
Computer sistem adalah waktu dimana kita sebagai petugas reservasi memasukkan data yang ada pada komputer sesuai dengan yang sebenarnya. Lakukan dengan hati-hati dan teliti. Hal ini dilakukan untuk menjaga data agar tetap akuran dan untuk menghindari bila ada hal yang tidak diinginkan seperti hilang, dll.

12.  ROOM RESERVATION CHART
setelah semua proses data selesai, hal yang dilakukan selanjutnya ialah melanjutkan pencatatan pada hal reservasi. Seperti pada reservation form, pada reservation slip, conventional chart.

13.  CONFIRMING RESERVATION

Tahap ini dilakukan saat semua proses  pemesanan kamar selesai dilakukan. Sebagai petugas reservasi kita harus melakukan pengulangan pemesanan / memastikan bahwa tamu benar-benar menginap dihotel. Formulir yang digunakan adalah confirmation letter, lakukan dengan teliti  untuk menghindari salah memasukan data konfirmasi dilakukan setelah tanggal pemesanan dan sebelum tanda check in.

14.  MAINTAINING RESERVATION RECORD

Suatu proses yang dialkukan reservasi saat semua proses yang dilakukan selesai. Maintaining reservation record artinya suatu proses mengatur dan melaksanakan pengarsipan dokumen-dokumen pemesanan kamar. Dalam hal pelaksanaan pengarsipan ini tidak hanya formulir pemesanan yang aktif saja, tapi juga data yang ada pada saat penolakkan tamu.

15.  FILLING BOOKING

Setelah melakukan pencatatan, seluruh data reservasi pada formulir reservasi kegiatan penting lainya adalah mengarsipkan dokume pemesanan kamar. Semua formulir pemesanan kamar disimpan pada ordner sesuai tanggal kedatangan. Hal yang harus diperhatikan saat mengarsipkan pada ordner adalah :

·         Sebelum memasukkan pada ordner , bendel menjadi satu dengan menggunakan stapler, dengan urutan reservation form berada dibagian atas,  kemudian confirmation letter bila ada, dan selanjutnya adalah cash receipt bila tamu memberi DP.

·         Selanjutnya adalah melubangi kertas atau formulir yang telah distapler. Dengan cara melipatnya menjadi 2 bagian dengan benar dan sama lebar antar lipatan tersebut. Masukkan formulir tersebut pada  porforator dan tekan porforatornya, sehinga kertas dapat telubangi.

·         Masukan pada ordner sesuai tanggal. Buka penjepit tengahnya lalu masukkan formulir yang telah dilubangi dengan hati-hati agar tidak robek.

Semua  formulir pemesanan kamar dibedakan dan diarsipkan berdasarkan kategori sebagai berikut:

·         Today’s arrival : arsip untuk seluruh dokumen yang berhubungan dengan tamu yang akan tiba pada tanggal yang telah ditentukan, kemudian dari dokumen tersebut dipilah-pilah kembali menjadi 2 sub section :

a.       Profesional booking and inquiries: adalah seluruh pemesanan kamar yang bersifat sementara, seluruh dokumren yang berhubungan dengan pemesanan kamar yang belum dikonfirmasi. Pemesanan  pada kelompok ini sering kali mengalami pembatalan atau tidak hadirnya tamu pada saat tanggal kedatangan.

b.      Confirmed bookings: seluruh dokumen yang berkenaan dengan pemesanan kamar yang telah dikonfirmasi oleh petugas dan calon tiba pada tanggal kedatangan.

·         Past bookings : adalah seluruh dokumen yang berhubungan dengan tamu yang memiliki pemesanan kamar sebelumnya  dan telah tiba dan  serta tinggal dihotel. Seluruh dokumen ini akan disimpan sebagai informasi untuk masa yang akan datang dan disusun berdasarkan kronologi arsip.

16.  MODIFYING BOOKING

Terkadang sebuah pemesanan kamar mengalami perubahan ataupun pembatalan yang diminta oleh calon tamu. Perubahan ini dilakukan dengan alasan tertentu, perubahan ini dapat berupa :

·         Perubahan tanggal kedatangan dan keberangkatan.

·         Perubahan jenis kamar.

·         Penambahan dan pengurangan jumlah tamu serta jumlah kamar.

·         Perubahan harga kamar.

Jika terjadi perubahan, langkah-langkah yang dilakukan adalah :

a.       Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.

b.      Mengisi perubahan pada reservation form dengan memberi tanda centang pada kotak amandement.

c.       Membuat perubahan pada table pemesanan kamar dengan menghapus terlebih dahulu garis sebelumya.

d.      Mengubah slib yang lama dengan slip yang baru.

e.       Menyimpan kembali pada ordner sesuai tanggal tiba yang baru.

17.  COMPELITING RESERVATION

Adalah suatu proses melengkapi formulir pemesanan kamar dengan expected arrival list atau daftar tamu yang diharapkan tiba. Pembuatan E.A list ini sangat berguna dengan departemen lain yaitu untuk melakukan persiapan mana kala ada permintaan yang diinginkan tamu.

BAB IV

LAMPIRAN

1.      Confirmation Letter

                                       

                                                       

TO :.........................                                     

................................

................................                                   DATE :………………

CONFIRMATION LETTER

We have the pleasure to confirm your reservation as follows

Name of Guest                         :

Date of Arrival                         :                               at                            by

Date of Departure                                 :                               at                            by

No. of Room                              :

No. Of Person                           :

Room Rate                                 :

Methode of Payment            :

Remarks                                     :

Confirmation No         :

Our check  out time is 13:00 noon

Reservtion will be help until 06:00 p.m unless a late arrival time is specified

We look forwad to welcoming to Green Peta Hotel

Your Sincerely,

……………………………

Keterangan :

1.      To : identitas tamu

2.      Date : tanggal kedatangan

3.      Name of the guest : nama tamu yang menginap

4.      Date of arrival : tanggal kedatangan
At : perkiraan waktu kedatangan
By : kendaraan yang digunakan saat datang ke hotel

5.      Date of departure : tanggal keberangkatan
At : perkiraan

By : kendaraan yang digunakan saat melakukan keberangkatan

6.      No of room : jumlah kamar

7.      Noof person : jumlah tammu yang menginap

8.      Room rate : harga kamar per malam

9.      Methode of payment : cara pembayaran

10.  Remark : special request tamu

11.  Confirmation no : nomor folio

12.  Your sincerely : tanda tangan petugas

2.      Expected Arrival List

Keterangan :

1.      Date : tanggal kedatangan

2.      No : nomor urut tamu

3.      Guest name :diisi nama tamu yang menginap
Individual : tamu yang menginap sendiri
Group : tamu yang menginap dari company atau perusahaan
VIP : tamu yang menginap dikategorikan tamu penting
Room requirement : type kamar yang dipesan tamu

4.      Room assigment : nomor kamar yang ditempati tamu

5.      Remark : catatan penting / permintaan khusus tamu sebelum tamu tiba

6.      Arrival time /by :jam perkiraan tammu datang / alat transportasi yang digunakan tamu

7.      Departure date / time : tanggal perkiraan keberangkatan / waktu berangkat dari hotel

3.Reservation Slip

 

Keterangan :

1.      No / initial : diisi sesuai nomor folio pada room reservasi

2.      Arr : tanggal kedatangan tamu

3.      Name : nama tamu yang menginap

4.      Dept : tanggal keberangkatan tamu

5.      ETA : perkiraan waktu kedatangan
By : alat transportasi yang digunakan

6.      Cross reference : nama tamu yang ikut dalam satu kamar tapi bukan keluarga

7.      ETD : perkiraan waktu keberangkatan

8.      Rate : harga kamar per malam
STD : Standart
SPR : Superior
DLX: Deluxe
EXST : Exsecutif
SPD : Supriyadi   

9.      Reserve by : nama tamu yang memesan

10.  Addres / telp / fax : alamat , nomor , telephone , dan nonor fax yang bisa dihubungi

11.  Account : cara pembayaran

12.  Remark : permintan khusus

13.  Clerk : nama petugas

14.  Date : tanggal pengisian

15.  Warna biru : personal
warna merah muda : tamu VIP
warna kuning : travel agent
warna hijau : tamu rombongan

4.Reservation Form

Keterangan :

1.      Reservation number / rsv.no : diisi nomor folio sesuai pada conventional chart

2.      New booking : tamu yang baru memesan
Amandement : perubahan pada tanggal atau tipe kamar dll
Cancellation : pembatalan pemesanan

3.      Name of the guest : nama tamu yang akan menginap

4.      Arrival date : tanggal kedatangan
By : trasportasi yang digunakan
flight no : nomor penerbangan
ETA / Etimed Time Arrive : perkiraan waktu kedatangan

5.      ETD : tanggal kenerangkatan
By : trasportasi yang digunakan
flight no : nomor penerbangan
ETD / Estimed Time Departure : perkiraan waktu keberangkatan

6.      Booked by : cara yang dilakukan tamu dalam pemesanan (phone , letter/fax , personal ,other )

7.      Type of room :type kamar yang dipesan

8.      Number of room : banyak atau jumlah kamar yang dipesan
Room rate : harga kamar per malam
remarks : permintaan khusus

9.      Company name : nama perusahaan yang melakukan pemesanan

10.  Addres : alamat tamu yang bisa dihubungi

11.  Contact : nama tamu yang memesan

12.  Phone no : nomor telepone tamu yang bisa dihubungi

13.  Fax no : nomor fax yang bisa dihubungi

14.  Billing intruction charge to : carapembayaran yang dilakukan tamu

15.  Chart : tanggal dan nomor folio saat pemesanan

16.  Room slip : mengisi tanggal dan nama tamu yang menginap

17.  Confirmation : dicentang apakah sudah melakukan konfirmasi atau belum

18.  Accepted by : nama petugasbyang menerima pemesanan yang dilakukan
Date : tanggal pemesanan

19.  Computer input by : petugas yang memasukkan data ke komputer
Date : tanggal memasukkan data ke komputer

5.Buku Harian Conventional Chart & Coventional Chart

                              BUKU HARIAN

                       CONVENTIONAL CHART

Month :…………………………….                                                      Page :………………………..

NO FOLIO	NAME OF GUEST	REMARKS

Keterangan :

1.      Month : di isi bulan berdasarkan conventional chart

2.      Page : diisi nomor halaman / nomor urut

3.      No.folio:diisi nomor folio tamu yang menginap

4.      Name of guest : nama tamu yang menginap

Conventional Chart

Keterangan :

1.      Month : bulan pemesanan menurut pesanan tamu

2.      Year : tahun

3.      Room number :no kamar

4.      Date : tanggal 1 sampai 31

5.      Type of room : type kamar

6.Cash Receipt

 

Keterangan :

1.      No. : diisikan nomor urut pada lembar cash receipt

2.      Reservation form : diisikan nama tamu yang melakukan transaksi tau pembayaran

3.      Room no : diisikan nomor kamar yang ditempati oleh tamu tersebut

4.      A sum of : diisikan tingginya nilai mata uang dengan satuan rupiah dan angka

5.      Says : diisikan jumlah bilangan yang tersedia pada A sumof dengan menggunakan huruf

6.      Payment of : diisikan pembayaran tersebut dilakukan untuk pembayaran apa,  misalnya DP 1 malam untuk kamar supriyadi suite
c/i 18 november 2014
c/o 20 november 2014

Setelah kata “Blitar” diisikan tanggal pembuatan cash receipt dengan date and time stamp / tanggal saat melakukan transaksi , serta dibawahnya diberi tanda tangan petugas reservasi beseta namanya dan kemudian memberikan stampel logo hotel disamping tanda tangan petugas.

oleh ikasuryani(RancanganKReservasi.com)